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Authentifications et légalisations de signatures

Authentifications et légalisations de signatures

FAQ

Lors d’une authentification (Beurkundung), l’agent consulaire chargé de la procédure donne lecture du document à enregistrer en présence du comparant et en confirme l’authenticité. Puis, l’agent consulaire et le comparant signent tous deux le document. Cette procédure permet de prouver que les déclarations inscrites dans un document ont bien été faites par une personnée donnée à une date définie. Lors d’une authentification, l’agent consulaire doit vérifier en détail le document à enregistrer et informer le comparant des conséquences des déclarations qu’il contient.

Lors d’une légalisation de signature (Unterschriftsbeglaubigung), le comparant appose sa signature en présence de l’agent consulaire ou reconnaît comme étant sienne une signature apposée à une date antérieure. Cette procédure prouve uniquement que le document a été signé par une personne donnée.

La légalisation de signature ne doit pas être confondue avec la certification de copie conforme (Beglaubigung von Abschriften) : lors d’une certification de copie conforme, l’agent consulaire confirme la conformité de (photo)copies avec le document original/le duplicata/la copie certifiée conforme qui lui est présenté(e).

Une authentification est requise dans les cas suivants :

· dépôt d’une déclaration sur l’honneur, par exemple pour une demande de certificat d’héritier,

· reconnaissance de paternité,

· consentement de la mère à la reconnaissance de paternité,

· contrats de mariage et de partenariat de vie (Lebenspartnerschaft) (cf. point 3),

· testaments et pactes successoires (cf. point 3),

· affaires relatives à des biens immobiliers (cf. point 3),

Dans la plupart des autres cas, une légalisation de signature suffit, par exemple pour :

- les renonciations à une succession,

- les déclarations concernant des mentions à porter dans des registres allemands, par exemple des inscriptions au registre du commerce, un accord pour l’inscription ou la suppression d’un droit figurant dans le registre foncier,

- les procurations,

- les déclarations de consentement,

- les demandes de certificat de bonne vie et mœurs.

Contrairement à un notaire allemand, une mission consulaire remplit un éventail de tâches très large dont les authentifications ne constituent qu’une faible part. Par conséquent, les compétences des agents consulaires en matière d’authentification se limitent à certains types de documents et la mission consulaire ne peut pas effectuer d’authentifications complexes telles que pour des contrats de mariage et de partenariat de vie (Lebenspartnerschaft), des testaments et pactes successoires, des transactions immobilières, etc.

Si vous souhaitez bénéficier d’une assistance juridique approfondie, il est conseillé de profiter d’un séjour en Allemagne pour faire réaliser par un notaire allemand les authentifications requises.

S’il vous est impossible de prendre rendez-vous en Allemagne pour une authentification, la mission consulaire a impérativement besoin au minimum d’une ébauche préparée par le notaire qui vous conseille. Il n’est pas du ressort des agents consulaire de fournir l’assistance juridique requise préalablement à l’authentification.

Il est par ailleurs possible de faire conclure par-devant notaire en Allemagne une transaction immobilière (contrat de vente ou de donation) par un représentant sans mandat. Il suffira ensuite de faire légaliser la signature apposée sur un acte approbatif préparé par le notaire.

Depuis la révision de la loi allemande relative au blanchiment de capitaux, les agents consulaires ne peuvent plus légaliser de signatures pour l’ouverture de comptes bancaires, l’octroi de prêts bancaires, etc. car ils ne sont plus habilités à effectuer les vérifications d’identité requises.

Les demandes de crédit formation auprès de la Kreditanstalt für Wiederaufbau - Institut de crédit pour la reconstruction (KfW) font toutefois exception à cette règle : les signatures apposées sur les demandes de crédit formation de la KfW avec caution fédérale peuvent être légalisées par un agent consulaire.

De même, ils peuvent légaliser les signatures pour les comptes bloqués des demandeurs de visa.

Le texte de l’authentification est en règle générale en allemand puisque le document est le plus souvent destiné à être utilisé en Allemagne. Si besoin, le texte authentifié peut être traduit oralement en français ou en anglais par l’agent consulaire lors du rendez-vous d’authentification. Si vous souhaitez une traduction écrite, elle peut être établie à vos frais par la mission consulaire ou par un traducteur de votre choix.

Le texte qui précède la signature à légaliser doit être rédigé dans une langue que le comparant et l’agent consulaire maîtrisent tous deux. Par conséquent, les textes en allemand, en français et en anglais sont généralement acceptés. Pour des textes dans d’autres langues, il est important que le comparant connaisse le contenu du texte et que l’agent consulaire puisse le comprendre sur la base de ses propres connaissances en langues.

Pour une légalisation de signature comme pour une authentification, celui ou celle dont la signature doit être légalisée ou dont les déclarations doivent être authentifiées doit se présenter en personne. Il n’est pas possible de se faire représenter.

Pour les légalisations de signatures à Paris et à Marseille, il n’est pas nécessaire de prendre rendez-vous. Il suffit de se présenter dans les locaux de la mission consulaire pendant ses heures d’ouverture au public.

Pour les missions consulaires de Lyon et Bordeaux, plus petites que les précédentes, il est indispensable de prendre rendez-vous pour les légalisations de signature et les certifications de copie conforme afin de garantir la présence d’un agent consulaire habilité à effectuer les légalisations et de réduire les temps d’attente.

Pour les authentifications il est indispensable de prendre rendez-vous.

Vous devez présenter une pièce d’identité officielle en cours de validité, c’est-à-dire une carte d’identité ou un passeport, mais pas un permis de conduire ni un titre de séjour ou un document similaire.

De plus, il est impératif que vous apportiez tous les documents relatifs à l’authentification ou à la légalisation de signature.

Enfin, pour pouvoir calculer les frais dus, il sera nécessaire de prouver la valeur de la transaction concernée.

Comme toutes les administrations allemandes, les agents consulaires appliquent pour les authentifications et légalisations les frais prévus par le règlement relatif aux frais engagés à l'étranger (Auslandskostenverordnung). Seules quelques exceptions définies par la loi ne sont pas soumises au paiement de frais (reconnaissances de paternité, dossiers d’indemnités de réparation, retraites, par exemple).

Pour pouvoir calculer les frais dus, il sera donc nécessaire d’indiquer la valeur de la transaction concernée (cf point 7).

La somme due doit être réglée lors du rendez-vous. Il est possible de payer en espèces ou par carte bancaire. À Lyon et Marseille, les chèques sont également acceptés.

Pour les légalisations de signatures, les frais s’élèvent de 20 à 250 € en fonction de la valeur de la transaction. Pour les authentifications, ils sont au minimum de 35 €.

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