De nombreux registres d’état civil issus de territoires qui n’appartiennent plus à l’Allemagne aujourd’hui sont conservés à Berlin, au service d’état civil I. Selon les cas, les documents suivants peuvent être délivrés :

• Acte de naissance, de mariage ou de décès sur formulaire plurilingue
  Les actes de naissance sur formulaire plurilingue ne contiennent aucune mention marginale concernant les événements relatifs à l’état civil.
• Extrait authentifié du registre des naissances (disponible uniquement en allemand)
  Les registres des naissances peuvent comporter des mentions marginales telles que le nom des parents biologiques dans le cas d’une adoption ou bien un changement de nom.

Marche à suivre pour effectuer une demande

Vous pouvez utiliser le formulaire de l'ambassade

Veuillez compléter ce formulaire lisiblement et en lettres capitales puis l’envoyer directement au service d’état civil I de Berlin (l’adresse est pré-remplie sur le formulaire). L’ambassade n’étant pas habilitée à délivrer d’actes d’état civil, elle ne peut traiter aucun formulaire elle-même.

Le formulaire devra être accompagné des documents suivants :

• Copie de la pièce d’identité du demandeur ;
• Le cas échéant, copie d’un document prouvant le lien familial entre le demandeur et la personne concernée par l’acte d’état civil (par ex. livret de famille) ;
• Le cas échéant, copie d’un document (en allemand) attestant la qualité de tuteur(trice) / avocat(e) / notaire / assistant(e) social(e), etc. (mandat) du demandeur. Vous trouverez si besoin une liste de traducteurs sur le site Internet des missions diplomatiques et consulaires allemandes en France.

Si le service d’état civil I de Berlin ne dispose pas du registre d’état civil concerné, il émettra un avis négatif. Des frais de dossier seront dus dans ce cas également !

Frais

Le service d’état civil I de Berlin vous communiquera le montant des frais de délivrance de l’acte demandé ainsi que ses coordonnées bancaires pour vous permettre un règlement par virement.

Pour toute demande d’acte relatif aux anciens territoires allemands situés à l’est de la ligne Oder-Neisse, veuillez contacter tout d’abord directement le service d’état civil I de Berlin.

Si l’événement concerné par la demande d’acte ne figure pas dans ses registres, les ressortissants allemands pourront alors se tourner également vers les ambassades d’Allemagne à Varsovie, Moscou ou Prague. Celles-ci pourront, le cas échéant, les aider à adresser une demande aux autorités polonaises, russes ou tchèques.

Les ressortissants français peuvent contacter les missions diplomatiques et consulaires françaises dans ces pays. Celles-ci pourront peut-être les aider.

Voici les coordonnées des ambassades d’Allemagne à Varsovie, Moscou et Prague :

• Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Warschau
  ul. Jazdów 12
  00-467 Warszawa
  POLOGNE
  Tél. : +48 22 584 17 00
  Mail : info@warschau.diplo.de
  Site internet de l’ambassade d’Allemagne à Varsovie

• Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Moskau
  Uliza Mosfilmowskaja 56
  119 285 Moskva
  RUSSIE
  Tél. : +7 495 937 95 00
  Mail : emb@mosk.diplo.de
  Site internet de l'ambassade d'Allemagne à Moscou

• Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Prag
  P.O. Box 88
  118 01 Praha 1
  RÉPUBLIQUE TCHÈQUE
  Tél. : +420 257 113 111
  Mail : info@prag.diplo.de
  Site internet de l’ambassade d’Allemagne à Prague

Marche à suivre pour effectuer une demande

Veuillez consulter les informations délivrées par les ambassades d’Allemagne à Varsovie, Moscou ou Prague et utiliser les formulaires disponibles en ligne (en allemand) :

• Informations de l’ambassade d’Allemagne à Varsovie
• Les différents formulaires de demande de l’ambassade d’Allemagne à Prague se trouvent ici
• Informations de l’ambassade d’Allemagne à Moscou

Lisez attentivement les informations et aides proposées par l’ambassade d’Allemagne concernée. Veuillez noter que l’ambassade d’Allemagne à Prague ne délivre qu’exceptionnellement les actes elle-même. De même, les missions diplomatiques et consulaires allemandes en Russie ne peuvent en principe traiter elles-mêmes de telles demandes. Si vous décidez d’effectuer une demande par l’intermédiaire de l’une de ces ambassades, vous devrez fournir les documents suivants :

• Copie de la pièce d’identité du demandeur ;
• Le cas échéant, copie d’un document prouvant le lien familial entre le demandeur et la personne concernée par l’acte d’état civil (livret de famille) ;
• Le cas échéant, explications concernant l’existence d’un intérêt légitime ou légal à la demande d’acte ;
• Le cas échéant, copie d’un document (en allemand) attestant la qualité de tuteur(trice) / avocat(e) / notaire / assistant(e) social(e), etc. (mandat) du demandeur. Vous trouverez si besoin une liste de traducteurs sur le site Internet de la mission diplomatique allemande concernée.

Délai de traitement et frais

Le traitement d’une demande par les autorités polonaises / russes / tchèques prend généralement plusieurs mois. Si l’acte d’état civil peut être obtenu auprès des autorités polonaises / russes / tchèques, nous vous communiquerons le montant des frais à acquitter et vous transmettrons l’acte à réception du virement.

Si les recherches n’aboutissent pas, les autorités polonaises / russes / tchèques émettront une notification correspondante. Des frais de dossier seront dus dans ce cas également !

Vous pouvez également, si vous le souhaitez, contacter les ambassades de Pologne / de la Fédération de Russie / de la République tchèque en France. Elles pourront peut-être vous aider à vous procurer les actes dont vous avez besoin ou vous indiquer à quelle autorité adresser votre demande.

Vous trouverez les coordonnées de ces ambassades sur leur site Internet respectif :

Ambassade de la République de Pologne en France

Ambassade de la République tchèque en France

Ambassade de la Fédération de Russie en France